Eén van de belangrijkste functies in EcoLIMS is het maken van een goede selectie op de data. In deze rubriek vindt u een collectie handige tips om meer uit EcoLIMS te halen.
- Vanaf EcoLIMS v5.1 wordt het een stuk eenvoudiger om een selectie te maken op meerdere locaties die niet in een range liggen. Door de beperking van tien selectievelden bij het maken van een selectie was het soms lastig om een selectie te maken op locaties die niet op andere wijze iets gemeen hebben met elkaar (zoals regio, gemeente, afwateringsgebied, watertype of landtype). U kunt nu met de toetscombinatie CTRL + C een locatie “actief” maken. Loop snel door de lijst locaties en maak de locaties actief die u in uw selectie wilt hebben. U kunt nu in het selectie scherm kiezen voor selectie criterium “Actief (J/N) = J” en nu worden enkel de locaties weergegeven die actief zijn. Deze functionaliteit werkt door bij de Monsters, Analyses en Waarnemingen. U kunt dus een selectie maken met de criteria “Actief (J/N) = J”, “Analyse code = M1A”, “Datum monster > 31-12-2003″ en “Statuscode = 01″ om alle geplande Macrofauna analyses te zien na 31-12-2003 over de locaties die actief zijn gezet. Vergeet niet om na de selectie de locaties weer inactief te maken. Maak intern de afspraak of het veld Actief gebruikt wordt voor selecties of om aan te geven dat een locatie niet meer Actief is in het huidige meetgebied van uw organisatie.
- Er zijn nog enkele andere manieren om in EcoLIMS selecties te maken met diverse locaties. Het is mogelijk om een range (bereik) aan locatiecodes te selecteren met de criteria “Locatie code >= 010 and Locatie code =< 020″. Alles tussen deze waarden in wordt geselecteerd. De selectie werkt ook op alfanumerieke waarde dus het criteria “Locatie code > 99″ zal alle locaties selecteren groter dan 99, inclusief alle locaties die beginnen met een letter. Criteria “Locatie code < 001″ zal alle locaties selecteren kleiner dan 1, waaronder ook de locaties die beginnen met een teken. Vanaf EcoLIMS 6.0 zijn ook nieuwe operatoren beschikbaar: “bevat” en de niet-conditie (bijvoorbeeld !< voor “niet kleiner dan”, wat gelijk is aan “groter dan”).
- Regio en afwateringsgebied zijn velden die door gebruikers vrij geïnterpreteerd kunnen worden. In plaats van een gebied kan ook een bepaalde meetnetcode aan een locatie worden gehangen en groepen locaties die tezamen een water vormen kunnen gegroepeerd worden via een afwateringsgebied.
- Vaak zal een selectie worden gemaakt waarbij naast bijvoorbeeld een datum ook op analyse code wordt geselecteerd. Om niet elke keer in het lijstje naar beneden te hoeven scrollen, kan ook een letter worden ingetikt. Zo levert de letter A het selectiecriterium Afwateringsgebied op. Om Analysecode te selecteren, drukt u gewoon nog twee keer op de letter A.
- Het is mogelijk om met de logische condities >= en <= een range van waarden te selecteren, bijvoorbeeld alle waarden tussen 1 januari en 31 december van een bepaald jaar. Hiervoor heb je dan twee selectie velden nodig. Stel nu dat je de waarden van 14 oktober er niet tussen wilt hebben, dan kun je met de logische conditie <> (of ! in EcoLIMS 6.0) stellen welke datum je niet wilt hebben.
- Het verschil tussen and, AND, or en OR heeft te maken met de volgorde in een selectie. Het gebruik van hoofdletters geeft aan op welke plekken de haakjes komen te staan in een selectie.
Neem de volgende selectie:
- Hierbij wordt geselecteerd: alle waarnemingen met datum <=
01-01-1998 waarbij tevens geldt (statuscode ongelijk aan 6 en een
specifieke locatie). Als de eerste AND met kleine letters was geschreven
had het de betekenis gehad: alle waarnemingen met datum <=
01-01-1998 plus alle waarnemingen met statuscode ongelijk aan 6 en een
specifieke locatie. Deze selectie is veel uitgebreider!, terwijl de
eerste selectie nauwer is.
Veel mensen werken met Microsoft Excel om invoer en uitvoerbestanden te bekijken en om gegevens te wijzigen. Excel is als spreadsheet programma niet ideaal ingericht voor omgang met (dBase) database bestanden of Excel bestanden waarbij velden een bepaald veldtype moeten hebben. Zo kan het programma ongewild en wellicht ongemerkt (!) wijzigingen aanbrengen in een database bestand waardoor een veldtype of lengte wordt gewijzigd. Wij geven u de volgende tips om met Excel een bestand te maken: - De celeigenschappen van alle cellen dienen op standaard te staan, met uitzondering van datum velden (aangepast, d-m-jjjj), decimale velden (zoals locatie coördinaten 150.442 bij 114.996 zal Excel afronden naar respectievelijk 150 en 115. Dit kan verholpen worden door te kiezen voor Getal waarbij aangevinkt “Scheidingsteken voor duizendtallen (.) gebruiken”. Let ook op meetwaarden met drie decimalen).
- De veldlengte wordt bepaald door de kolombreedte in Excel. Het veranderen van deze breedte (bijv door Opmaak, Kolom, AutoAanpassen aan selectie) verhoogt de leesbaarheid maar veranderd de lengte. Het kan dus zo zijn dat voor EBEOsys de lengte prima is terwijl Excel een numerieke waarde afkort naar ####. De lengte kan worden ingesteld door de kolombreedte in pixels aan te passen. Zo is de pixelbreedte van kolom MPNIDENT 24. Vanaf EcoLIMS 5.1 hoeft de veldlengte niet meer exact te matchen.
- Het veldtype kan soms worden aangepast. Het veld PRODUCT is alfanumeriek (=tekst), maar indien alleen numerieke producten vermeld staan zal Excel het veld automatisch veranderen naar numeriek. Dit heeft grote gevolgen voor de import! Controleer voorafgaand aan de import altijd dit veld.
- Veldnamen moeten correct gespeld zijn. De kolomvolgorde is sinds EcoLIMS v6.0 niet meer van belang, waardoor de Excel import wat flexibeler is geworden.
- Let op de Windows instellingen van uw werkstation (configuratiescherm, landinstellingen) met betrekking tot scheidingstekens voor duizendtallen en decimalen! Indien deze niet overeenkomen met het invoerbestand, zal Excel het bestand niet correct opslaan.
- Om ongewenste spaties te wissen kan de formule ‘=spaties.wissen’ in de cellen gebruikt worden. Dit is handig als er b.v. spaties voor de locatie code (of andere velden) gesignaleerd worden in het import verslag bij het importeren van een bestand in EcoLIMS.
- Selecteer bij het opslaan alle velden en kies Bestand, Afdrukbereik, Afdrukbereik wissen. Selecteer hierna alle gevulde velden en kies Bestand, Afdrukbereik, Afdrukbereik bepalen. Nu staat er een streepjeslijn om alle waarden heen die het bereik aangeven waarbinnen Excel alle gegevens zal opslaan in een .DBF.
- Sla het bestand op als Excel 5.0/95 bestand. Als Excel vraagt om te converteren, antwoord dan nee want anders geeft EcoLIMS een foutmelding.
- Omdat Excel ongemerkt wijzigingen kan opslaan adviseren wij u om altijd met kopieën van bestanden te werken, zodat u altijd terug kunt naar het origineel indien een fout is gemaakt.